Moltes empreses petites i mitjanes (PIME) despleguen sistemes de videoconferència per reduir els costos dels seus viatges, però en fer-ho també estan descobrint que no només és útil per aquest costat.
Aquí està Captech, consultora IT de 300 persones amb seu a Richmond, Virginia (Estats Units), que ha estalviat en veritat en costos de viatges, però això no és necessàriament tot el que pretén fer. El gerent d'Operacions IT, Brett Bajcsi, va dir en entrevista amb InformationWeek que a mesura que l'organització va créixer i ja no va ser una sola oficina-ara té cinc, més altres empleats remots distribuïts per tot Estats Units-va sentir la necessitat d'evitar que el seu personal es sentís, diguem, remot.
"A mesura que un es veu escampat en més mercats, és més difícil conjuntar a la gent-va dir Bajcsi-. El gran repte per a mi és: com trobar una manera de fer que la gent senti que treballa per Captech? "

Bajcsi considerar que una sucursal podria sentir-se com "estat esgarriat" sense l'oportunitat d'un tracte regular i cara a cara amb els socis, la gerència i altres grups de l'empresa. Mentre que la videoconferència no substitueix del tot les juntes cara a cara, pot acercárseles molt: "Pots parlar per telèfon amb algú (sents la veu i el que diu) o bé pots llegir-lo en un correu electrònic-explica Bajcsi-, però no pots llegir-li la cara. La videoconferència permet fer les tres coses. "
Videoconferència: impulsor de negocis ... i més
Captech va desplegar la videoconferència per a les seves juntes internes, com les sessions setmanals de màrqueting. Això va permetre que els empleats remots veiessin millor les presentacions i un altre contingut visual, mentre que en el passat eren deixats literalment a l'ombra.
La companyia aviat va trobar altres usos per a la videoconferència que s'han tornat part integral de les seves operacions normals. Va començar fent entrevistes de contractació via videoconferència, en comptes que els aspirants haguessin de viatjar a la matriu situada a Richmond i reemborsar els costos, que era el procediment anterior. Bajcsi va dir que el mètode de les entrevistes de vídeo els ve funcionant bé fins ara.
La videoconferència s'ha convertit també en el nucli dels prolongats programes d'entrenament dels empleats. "Ha estat molt útil per això-va dir Bajcsi-. Hem pogut integrar les oficines remotes mitjançant l'entrenament per vídeo, sense haver de recórrer als viatges. "
Els casos d'ús per a juntes, reclutament i entrenament s'han produït significatius estalvis en viatges. Des del punt de vista del ROI, Bajcsi nota com a exemple el cas de 15 empleats que anaven en cotxe des de la sucursal de l'àrea de Washington, DC, fins Richmond (Virgínia), per a una junta de tots a les 5 de la tarda. A més dels costos de l'autopista, gasolina i menjars, era probable que aquests empleats passaran la nit en un hotel. Només cal fer la suma d'aquestes despeses per veure que una sola terminal per videoconferència es paga al cap d'un parell d'aquestes juntes.
Això no és tot. L'ús de vídeo de Captech s'ha expandit més enllà dels límits de la corporació: "Hem aconseguit aprofitar aquesta tecnologia per al treball amb clients, el que ha estat realment fantàstic", va dir Bajcsi.
Per exemple, l'empresa va començar a usar ia la videoconferència per a un projecte amb el Departament de Transport de Virgínia, un dels seus clients. Això, de nou, ha estalviat costos de viatge, però Bajcsi afegeix que també va reduir els temps morts amb els empleats, és a dir, quan viatgen al lloc del client, i ha permès entrevistes diàries, en lloc de reunions personals a intervals més espaiats.
També instal · lat una terminal a l'oficina de l'empresa de serveis financers Raymond James, un altre client de Captech, però aquest en Tampa, Florida. Amb això, Caltech es va guanyar un nou projecte de Raymond James, pel que es considera ja el desplegament de més terminals en oficines d'altres clients.
"Una de les coses que ens tenia molt preocupats era córrer un projecte de desenvolupament de Pilar, signatura assentada en diferents llocs-assenyala Bajcsi-. No només vam aconseguir remeiar els problemes relacionats amb els equips distribuïts, sinó que vam reduir significativament els costos de viatge i l'impacte del temps emprat en viatjar. "
El consell de Bajci a col · legues gerents IT que sospesen la instal · lació de la videoconferència es pot resumir en quatre paraules: "Començar de poc". "No intentin resoldre tots els problemes d'una vegada, no cal avançar-se als entrebancs que puguin sorgir en l'ús-va dir-. És preferible proposar-se metes petites al principi, entendre la seva implementació i pensar com funcionarà tot, i des d'aquí expandir-se. "
L'haver començat simplement amb les juntes, permetre als usuaris finals de Captech sentir-se còmodes amb la tecnologia i aprendre el que es podia fer amb ella. Després, els propis empleats van començar a fer preguntes i van impulsar la demanda per a altres aplicacions de la videoconferència.
"Hem tingut alguns problemes. És una cosa diferent a entrar en una sala i prendre un projector-conclou Bajcsi-. Els nostres usuaris han adoptat bé la videoconferència. La major part de la confusió del començament va ser sobre què es podia fer amb aquesta tecnologia. "